Hướng dẫn sử dụng bộ nhớ dùng chung tổng quan & đơn giản nhất dành cho người dùng mới làm quen với bộ nhớ TeamDrive của Google.

1. Đặt tên bộ nhớ dùng chung

Để đặt tên, đổi tên bộ nhớ dùng chung. Chúng ta làm theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Truy cập vào khu vực bộ nhớ dùng chung

Bước 2: Tại bộ nhớ dùng chung cần đặt tên, chúng ta nhấp chuột phải và chọn “Đổi tên”

Bước 3: Tại giao diện đổi tên, chúng ta nhập tên mới cần đổi và chọn “Đổi tên”

Vậy là với 3 bước bạn đã có thể đổi tên bộ nhớ dùng chung theo nhu cầu sử dụng của mình rồi.

2. Đặt hình nền bộ nhớ dùng chung

Đặt hình nên cho bộ nhớ dùng chung sẽ giúp bạn nhanh chóng định vị được bộ nhớ cũng như tạo thêm cảm hứng cho công việc. Để đặt hình nền cho TeamDrive, bạn có thể làm theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Truy cập vào khu vực bộ nhớ dùng chung

Bước 2: Xác định bộ nhớ cần đặt hình nền, sau đó nhấp chuột phải và chọn “Thay đổi giao diện”. Tại đây, bạn có thể chọn giao diện có sẵn hoặc tải hình ảnh thiết kế của bạn từ máy tính lên.

Thay đổi hình nền bộ nhớ dùng chung

Bước 3: Ví dụ ở đây mình sẽ chọn mẫu có sẵn từ Google. Chọn bất kỳ hình ảnh nào bạn thích, sau đó nhấn “Chọn”.

Sau khi chọn xong, bộ nhớ của bạn đã có hình nền như bạn mong muốn rồi.

3. Mời thêm người dùng vào bộ nhớ dùng chung

Trong quá trình làm việc, đôi lúc chúng ta cần làm việc nhóm và cộng tác với rất nhiều người. Thêm thành viên vào TeamDrive sẽ giúp thành viên có quyền truy cập vào TeamDrive. Cũng như được hưởng quyền lợi upload dữ liệu vào TeamDrive mà người dùng đó không tốn dung lượng. Để thêm thành viên mới vào TeamDrive bạn có thể làm như sau:

Bước 1: Truy cập vào khu vực bộ nhớ dùng chung

Bước 2: Tại bộ nhớ bạn muốn chia sẻ cùng người khác. Hãy chọn vào mục “Quản lý thành viên”

Bước 3: Tại màn hình quản lý thành viên, bạn hãy thêm email người dùng mà bạn muốn chia sẻ. Sau đó chọn quyền mà bạn cấp cho họ. Sẽ có các loại quyền như sau:

• Người xem: Người đó được xem toàn bộ nội dung có trong bộ nhớ dùng chung. Chỉ xem và không có quyền thêm, xóa, sửa,… gì khác.
• Người nhận xét: Người đó được xem toàn bộ nội dung có trong bộ nhớ dùng chung. Chỉ xem và được nhận xét, ngoài ra không có quyền thêm, xóa, sửa,… gì khác.
• Người đóng góp: Người đó được xem toàn bộ nội dung có trong bộ nhớ dùng chung. Được phép thêm dữ liệu vào bộ nhớ dùng chung nhưng không được sửa, xóa dữ liệu.
• Người quản lý nội dung: Người đó được đầy đủ quyền xem, xóa, sửa toàn bộ dữ liệu của bộ nhớ dùng chung. Tuy nhiên không được phép thêm/sửa/xóa thành viên của bộ nhớ.
• Người quản lý: Toàn quyền quản lý nội dung bộ nhớ. Toàn quyền quản lý thành viên tham gia bộ nhớ. Đây là quyền cao nhất.

Bước 4: Sau khi chọn user, chọn quyền cho user. Bạn hãy nhấn “Gửi”. Lúc này sẽ có 1 email gửi đến thành viên và mời họ tham gia vào bộ nhớ.

4. Xóa người dùng ra khỏi bộ nhớ dùng chung

Trong quá trình làm việc, đôi lúc chúng ta cần xóa bớt người dùng khỏi bộ nhớ dùng chung. Để xóa thành viên khỏi bộ nhớ. Các bạn hãy thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào khu vực bộ nhớ dùng chung

Bước 2: Tại bộ nhớ bạn muốn chia sẻ cùng người khác. Hãy chọn vào mục “Quản lý thành viên”

Bước 3: Tại mục quản lý thành viên, hãy chọn thành viên cần loại bỏ. Sau đó chọn “Xóa bỏ”

Như vậy bạn đã có thể loại bỏ 1 người dùng khỏi bộ nhớ dùng chung của mình rồi.